- Keine durchgehende, vollständige Unterstützung bei den Personalprozessen
- Medienbrüche durch papierbasierte Anträge oder Fachverfahren
- Zeitaufwändige Erstellung von Dokumenten
- Kein Zugriff auf die vollständigen Unterlagen im Home-Office
- Aufwändige Suche von Informationen in der Papierakte
Das digitale Personalbüro
Die Komplettlösung für die papierlose Personalarbeit
Die Digitalisierung hält weiter Einzug auch im Personalwesen. regisafe stellt eine Lösung für das Personalmanagement zur Verfügung, die die Personalarbeit spürbar vereinfacht und deutlich erleichtert. Der Schlüssel: das digitale Personalbüro von regisafe. Damit optimieren Sie viele Geschäftsprozesse im Bereich Personal – medienbruchfrei und vollständig in regisafe integriert.
Intelligentes Personalmanagement
Der Personalbereich spielt in einem Unternehmen eine zentrale Rolle. Mitarbeitende in den Personalabteilungen haben mit unterschiedlichsten Prozessen zu tun: Stellen ausschreiben, Bewerbungen sichten und dokumentieren, Personalakten anlegen und kontinuierlich führen… Und die Komplexität nimmt zu. Neue Arbeitsmodelle, die zunehmende Fluktuation von Fachkräften und der Wettbewerb um die besten Talente erhöhen die administrativen Aufgaben zusätzlich.
Wird immer noch auf Papier gearbeitet, sind die Vorgänge aufwändig und die Aktenordner füllen sich schnell. Als typische „Zeitfresser“ erweisen sich das Fehlen einer durchgehenden Unterstützung bei den Personalprozessen und Medienbrüche wie z. B. Urlaubsanträge, die zwar digital gestellt, aber manuell unterschrieben werden müssen.
Ohne digitale Unterstützung müssen Dokumente, die zu einem Arbeitsprozess gehören, mühsam zusammengesucht werden. Im Zeichen von Home-Office und verstärktem mobilen Arbeiten ist auch der mangelnde Zugriff auf die vollständigen Unterlagen eine Herausforderung.
Problemstellungen und Zeitfallen bei der Personalarbeit
Um das Personalmanagement effizient und zeitgemäß zu organisieren, sind digitale Lösungen unumgänglich. Das Ziel ist dabei klar: Weniger Verwaltungsaufwand, stattdessen mehr Freiraum für die Mitarbeiter. Das digitale Personalbüro von regisafe ist die Lösung, mit der Verbände, Unternehmen oder öffentliche Verwaltungen Personalakten und -daten sowie Bewerbungsprozesse einfach, effizient und rechtskonform organisieren.
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Das digitale Personalbüro
Drei Bausteine für ein digitales Personalmanagement
Das digitale Personalbüro besteht aus drei Bausteinen. Die digitale Personalverwaltung gewährleistet eine zentrale, zugriffsgesteuerte Ablage und Bearbeitung aller Personaldokumente und deren rechtskonforme Aufbewahrung. Clevere Funktionen zum Termin- und Fristenmanagement sowie auf den Personalbereich zugeschnittene Workflows erleichtern die Administration und Datenpflege zu jeder Zeit.
Wird die digitale Personalverwaltung um die Funktionen des regisafe-Fachverfahrens zur Stellenbesetzung ergänzt, entstehen vollständig digitale Personalprozesse bereits beginnend ab dem Bewerbermanagement – in Kombination mit dem Bewerbungsportal Stellenbesetzung Online sogar schon ab der Stellenausschreibung.
So bildet das digitale Personalbüro den gesamten Werdegang der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ab, der mit der Bewerbung um eine offene Stelle beginnt. Dabei lässt sich das digitale Personalbüro von regisafe natürlich an gängige Personalsysteme anbinden.
Das digitale Personalbüro
Die praxisnahe Komplettlösung für viele Personalvorgänge
Mit dem digitalen Personalbüro wird effizientes, medienbruchfreies Personalmanagement endgültig zur Realität. Der gesamtheitliche Lösungsansatz ermöglicht eine erhebliche Optimierung der Geschäftsprozesse im Personalbüro. Basis hierfür ist – in chronologischer Reihenfolge – zum einen das Stellenbesetzungsportal für eine zeitgemäße, moderne Platzierung der Stellenausschreibungen mit der Möglichkeit für den Bewerber, Bewerbungen online zu übermitteln. Das regisafe-Fachverfahren für die Stellenbesetzung legt für eingehende Online-Bewerbungen automatisch eine Bewerberakte an und übernimmt die abgefragten Bewerberdaten in die automatisiert erstellte Bewerberübersicht. Gleichzeitig unterstützt das Verfahren durch Vorgabe von Selektionskriterien bei der Bewerberauswahl. Für das Auswahlverfahren stehen außerdem Workflows und automatisierte Korrespondenzfunktionen zur Verfügung. Dass die Bewerberakte des Einstellungskandidaten automatisch in eine Personalakte überführt wird, rundet den digitalen Einstellungsprozess in regisafe ab und macht deutlich, welch enorme wirtschaftliche Vorteile eine vollintegrative Verfahrenslösung für die Arbeit im Personalbüro hat.
Das digitale Personalbüro: die Vorteile
- Optimierte Stammdatenverwaltung in der digitalen Personalakte
- Volle Transparenz aller Personalprozesse
- Automatisierte Fristenkontrollen
- Wiedervorlagemanagement für Termine wie z. B. Erste-Hilfe-Kurse, Führerscheinprüfung, u.v.m
- Umfangreiche Auswertungsfunktionen, z. B. Beschäftigungsumfang
- Einbindung aller beteiligter Stellen
- Automatisierte Erstellung von Korrespondenzen
- DSGVO-konforme Verwaltung
- Direkte Anbindung vieler Personalsysteme an das digitale Personalbüro
- Online-Stellenausschreibung, digitales Bewerbungsverfahren, automatisierte Bewerbungsübersicht und Unterstützung bei der Bewerberauswahl
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