Gleiche Ablage-Logik wie in Papierform, bessere Lösung. Das ist die E-Akte von regisafe. Alle eintreffenden Informationen, ob digital oder gescannt, werden direkt zentral und revisionssicher archiviert, für die Berechtigten sichtbar gemacht und zuverlässig bereitgestellt. Die E-Akte von regisafe ist der sichere Weg zu mehr Einfachheit, mehr Ergonomie und mehr Effizienz. Vorbei ist damit die Zeit, in der Akten gestemmt und Unterlagen aufwändig zusammengestellt wurden. Versionschaos, Papierberge und ausufernde Registraturflächen sind ebenfalls passé.
Auch wenn im eigenen Unternehmen bereits selbstverständlich alles soweit wie möglich digitalisiert und abgelegt wird, so ist es zu echten digitalen Prozessen häufig noch ein großer Schritt. Denn Einscannen und Digitalisieren allein reichen dabei nicht aus. Die E-Akte ist eine Akte und muss, ebenso wie eine papierbasierte Version, vielen Anforderungen genügen.
Die E-Akte wird als logische Zusammenfassung sachlich zusammengehöriger Vorgänge und/oder Dokumente bezeichnet. Dies umfasst alle aktenrelevanten, elektronisch erstellten Unterlagen sowie gescannte Papierdokumente bzw. digital empfangene Information (wie E-Mails oder EGVP-Nachrichten) und ermöglicht so die vollständige Information über einen Sachverhalt.
Kurz: Die E-Akte ersetzt die bisherige Aktenführung auf Papierbasis durch ein elektronisches Pendant. „E“ – das steht auch für einfach, effizient und ergonomisch. Dies alles ist möglich mit dem Dokumentenmanagementsystem regisafe.
Ebenso wie die papierne Version erledigt die elektronische Akte von regisafe typische Vorgänge wie Ordnen, Registrieren, Bereitstellen, Aufbewahren und Löschen. Informationen eines Vorgangs, die per E-Mail, als Datei oder in Papierform vorliegen, werden direkt oder nach dem Scannen zentral und rechtskonform archiviert, für die Berechtigten sichtbar gemacht und personenunabhängig bereitgestellt. Alle relevanten Daten sind sofort einsehbar. Dank der regisafe-Expertise beim Dokumentenmanagement ist die problemlose Handhabung von Akten, Schriftstücken, Adressdaten, Wiedervorlagen usw. garantiert. Alle Aufgaben werden zuverlässig erfüllt – nur deutlich effizienter als bisher.
Die Lösung umfasst den gesamten Lebenszyklus einer E-Akte von der Akten-, Vorgangs- und Schriftgutverwaltung über Registratur und Altregistratur bis hin zur Archivverwaltung.
Die E-Akte hält sich dabei an Ihre Aktenstruktur und gliedert sich analog zur Papierakte mit den Schriftgutobjekten „Aktenplan“, „Akte/Vorgang“ und „Schriftstück“. Die Einordnung der im Fachverfahren erstellten Schriftstücke erfolgt via Schnittstelle automatisch bzw. manuell und personenunabhängig. Wenige Klicks genügen, um alles sinnvoll zu ordnen. Vorgänge lassen sich rascher bearbeiten, das Teamwork wird vereinfacht und alles findet sich an der richtigen Stelle wieder. Die elektronische Akte deckt dabei über 200 Dateiformate und sämtliche Tätigkeiten ab.
Auch wenn sich die Technik verändert, so heißt das nicht, dass alle Ordnungsprinzipien über den Haufen geworfen und Dokumente nun beliebig angeordnet werden können. Jedes Unternehmen muss gewisse Vorgänge, auch über Jahre hinweg, dokumentieren und belegen können. Deshalb entspricht die regisafe-Lösung den rechtlichen, fachlichen und funktionalen Anforderungen und genügt den archivarischen Ansprüchen. So können auch noch Jahrzehnte später Audits und Zertifizierungen nachvollzogen werden.
Wer sich in der Papierwelt beim Anlegen von Akten, Recherchieren von Vorgängen und Archivieren von Dokumenten auskennt, der findet sich auch in der Welt der E-Akte von regisafe leicht zurecht. Die, die es nicht kennen, werden dabei elegant unterstützt. Unsere regisafe-Akademie bietet ein umfangreiches Schulungsprogramm für Einsteiger und Fortgeschrittene. So werden Sie rund um die digitale Verwaltung mit der E-Akte bestmöglich unterstützt.
Mit dem Windows-Ordner Import können komplette Ordner-Strukturen aus einem Windows-Verzeichnis vollständig nach regisafe importiert werden. Dies erleichtert die Datenintegration von bestehenden Laufwerken ins DMS. Insbesondere bei umfangreichen Akten-Strukturen, die sich nur mit hohem manuellen Aufwand in regisafe überführen ließen, spart der Windows-Ordner Import Zeit, Personal und Nerven…
Im Rahmen der E-Aktenverwaltung bietet regisafe Spezialakten für die Inventarverwaltung, das Vertragsmanagement, die EDV-Bestandsverwaltung und die Fuhrparkverwaltung. In diesen nach den spezifischen Anforderungen gegliederten Akten können alle Angaben bedarfsgerecht erfasst und verwaltet werden.
Genau wie die Papierversion muss die E-Akte vollständig, nachvollziehbar und lesbar sein und eine verzögerungsfreie Bearbeitung sowie die angemessene Aufbewahrung der Dokumente gewährleisten. Ob Rechte- und Zugriffkonzept, Versionierung und Aktivitäten, Recherche- und Druckfunktionen, Möglichkeiten zum Import/Export oder die Integration von Büroanwendungen. Die E-Akte von regisafe hält sich auch dabei an Vorgaben des Datenschutzes.
Die E-Akte von regisafe gewährleistet die ordnungsgemäße Langzeitspeicherung, bei der die rechts- und beweissichere Aufbewahrung elektronischer Unterlagen sichergestellt wird.
Das mehrstufige Sicherheits- sowie ein umfassendes Rechtesystem wachen darüber, dass nur berechtigte Personen Zugriff haben. Mit einer übersichtlichen Oberfläche, platzsparend, ohne Dubletten und rundum rechtskonform.
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